Przetwarzanie danych osobowych podczas IV Krajowych Dni Pola Sielinko 2023

Kto jest odpowiedzialny za dane osobowe?

• Za dane osobowe, pozyskane w związku z organizacją KDP 2023, odpowiedzialny jest Administrator Danych Osobowych (dalej ADO), którym jest Wielkopolski Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą przy ul. Sieradzkiej 29 w Poznaniu.
• Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe będą udostępniane niezależnym administratorom, tj. współorganizatorom poszczególnych wydarzeń, odbywających się w ramach KDP 2023, podmiotom uprawnionym do kontroli naszych działań, na podstawie odrębnych przepisów prawa, a także w związku z rozliczeniem projektów unijnych, w ramach których organizowane będą niektóre działania podczas KDP 2023.
• Ponadto Twój wizerunek może zostać ujawniony sponsorom KDP 2023 r., jeśli w drodze przypadku znajdzie się on na nagraniach, związanych z promocją ich działalności.
• Wówczas, z chwilą ujawnienia Twoich danych osobowych tym podmiotom, staną się one odrębnymi Administratorami Twoich danych osobowych i również będą one odpowiedzialne za bezpieczeństwo ich przetwarzania.

Jak kontaktować się z adiministratorem danych osobowych?

W celu ułatwienia tobie kontaktu z nami, w sprawach dot. przetwarzania Twoich danych osobowych, powołaliśmy Inspektowa Ochrony Danych (dalej IOD), w osobie p. Agnieszki Bartkowiak-Kaczmarek. Z naszym IOD mogą Państwo kontaktować się za pomocą poczty e-mail na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., na nr tel. kom. 723 678 010 lub na nr tel. stacjonarnego 61 863 04 33. Możesz skorzystać także z tradycyjnej poczty, pisząc do IOD na adres: Wielkopolski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Poznaniu, ul. Sieradzka 29, 60-163 Poznań.

W jakich celach i w oparciu o jaką podstawę prawną będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Realizacji usług, które będziemy dla Ciebie świadczyć w ramach KDP 2023, tj. możliwość promocji Twoich usług i produktów w postaci wynajmu miejsc wystawienniczych lub możliwości zaprezentowania się podczas wykładów i prezentacji – na podstawie umów, zawartych w formie ustnej lub pisemnej, a także zapytań przesłanych do nas drogą mailowa lub tradycyjną - w oparciu o podstawę prawną jaką jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także związany z tym obowiązek rozliczenia świadczonych usług, wskazany przez art. 6 ust. 1 lit c RODO,
2. Skorzystania z Twojej wiedzy fachowej, doświadczenia, umiejętności i talentów, w celu wzbogacenia naszych targów Twoimi wykładami, pokazami, a także innymi formami, w tym artystycznymi - na podstawie umów, zawartych w formie ustnej lub pisemnej, w oparciu o podstawę prawną jaką jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także związany z tym obowiązek rozliczenia podpisanych umów, wskazany prze art. 6 ust. 1 lit c RODO,
3. Organizacji konkursów i innych aktywności, mających uatrakcyjnić Państwu uczestnictwo w naszej imprezie – na podstawie regulaminów tych wydarzeń, stanowiących formę umowy pomiędzy uczestnikiem danego wydarzenia, a jego administratorem – w oparciu o podstawę prawną, jaką jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a niekiedy także w celu rozliczenia nagród – w oparciu o podstawę prawną, jaka jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Ponieważ wiele z oferowanych aktywności, będzie finansowane z dotacji celowych na nasze działania statutowe, Twoje dane, mogą być również przetwarzane w celach rozliczenia tych dotacji, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Wykonania dokumentacji zdjęciowej oraz audiowizualnej z przebiegu KDP 2023 i umieszczenia jej na naszych kanałach komunikacyjnych (strona www, media społecznościowe, kanał YouTube). Jeśli będziemy przetwarzać Twój głos i wizerunek, to z reguły na podstawie zapisów zawartych w umowach czy regulaminach danych wydarzeń (w szczególności za Regulaminów IV Krajowych Dni Pola – Sielinko 2023, odrębnych dla Wystawców i Zwiedzających), w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jednak biorąc udział w KDP 2023, Twój wizerunek może być także utrwalony jako część większej całości, w rozumieniu art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w oparciu o podstawę prawną przetwarzania, jaką jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Na tej samej podstawie, będziemy przetwarzać Twój wizerunek w monitoringu wizyjnym, zainstalowanym na terenie Sielinka, jednak dane te nie będą identyfikowane, chyba, że zajdzie ku temu odpowiednia przesłanka – wówczas dane monitoringu zostaną przekazane do identyfikacji właściwemu organowi, wskazanemu przez przepisy prawa,
5. Przesłania informacji lub oferty na konkretny temat, którym jesteś aktualnie zainteresowani, za pośrednictwem poczty e-mail - jeśli zwrócicie się do nas z taką prośbą i zostawicie nam dane do kontaktu, to działania te będziemy realizować na wyrażone żądanie, w oparciu o podstawę prawną przetwarzania, jaką jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
6. Dochodzenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed nimi, w oparciu o podstawę prawną jaką jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
7. Przesyłania cyklicznych informacji na temat naszych usług i produktów, na wskazany przez Twój kanał komunikacji – sms lub poczta e-mail – na podstawie wyrażonej prze ciebie zgody na przetwarzanie danych osobowych, tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

UWAGA! W ramach wyżej wymienionych aktywności, będziemy także przetwarzać dane osobowe Twoich dzieci, o ile wyrazisz pisemna zgodę na ich udział w danym wydarzeniu

Kto może być odbiorcą Twoich danych osobowych?

W zależności od rodzaju danych osobowych oraz od celu, dla jakiego zostały zebrane, ich odbiorcami mogą być:

1. Współorganizatorzy, partnerzy i sponsorzy KDP 2023 – jako odrębni Administratorzy Twoich danych osobowych,
2. Podmioty uprawnione do doręczeń (kurierzy, operatorzy pocztowi) - jako odrębni Administratorzy Twoich danych osobowych,
3. Podmioty upoważnione na podstawie odrębnych przepisów prawa, w tym do kontroli naszych działań, także tych, które są finansowane w ramach projektów unijnych - jako odrębni Administratorzy Twoich danych osobowych,
4. Osoby, które wystąpiły z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej, na podstawie art. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
5. Podmioty, którym powierzyliśmy przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnych umów,
6. Odwiedzający nasze kanały komunikacji, tj. stronę www.wodr.poznan.pl, media społecznościowe oraz kanał YouTube.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Długość przetwarzania Twoje danych osobowych zależy od rodzaju tych danych oraz celu dla jakiego zostały zebrane i tak:

1. Dane pozyskane na podstawie zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, będą przetwarzane do czasu jej wycofania, ale nie dłużej niż 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zostały pozyskane. Jeśli wycofasz zgodę, to dane osobowe zostaną usunięte, a czynność przetwarzania zaprzestana, jednak bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem, którego dokonano na podstawie zgody, przed jej wycofaniem,
2. Twój wizerunek i głos, uwiecznione w naszych materiałach zdjęciowych i audiowizualnych, opublikowanych na naszych kanałach komunikacji, będą przetwarzane przez okres 10 lat od momentu ich publikacji. Jeśli jednak przetwarzanie oparte będzie na podst. art. 6 ust. 1 lit
3. i złożysz sprzeciw przeciwko takiemu przetwarzaniu, a my ten sprzeciw uwzględnimy, to wówczas Twój wizerunek zostanie niezwłocznie usunięty,
4. W przypadku ewentualnych roszczeń, Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym powstało roszczenie,
5. Dane z monitoringu wizyjnego będą przetwarzane przez okres 3 miesięcy od dnia powstania nagrania, chyba, że zostaną one zabezpieczone w celach dowodowych, na wniosek organu, uprawnionego na podstawie przepisów prawa, wówczas będą one przetwarzane do czasu otrzymania zezwolenia na ich usunięcie,
6. W pozostałym zakresie Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenia KDP 2023, tj. do 31.12.2028 r., a w przypadku wystąpienia roszczeń, przez okres 6 lat od momentu ich wystąpienia.

Czy Twoje dane osobowe będą przekazywane poza granice polski?

• Być może.
• Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do innych krajów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w związku z możliwością kontroli otrzymanych przez nas dotacji, przez uprawnione do tego podmioty unijne.
• Twoje dane osobowe nie będę przekazywane do krajów trzecich (poza EOG) ani do organizacji międzynarodowych.
• Twoje dane osobowe nie będą profilowane i nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w celu podejmowania jakichkolwiek decyzji, w tym w szczególności takich, które rodziłyby skutki prawne.

Jakie posiadasz prawa, z tytułu przetwarzania danych osobowych?

Przysługujące Państwu prawa, zależą od podstawy prawnej przetwarzania, i tak:

1. Jeśli Twoje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, posiadacie prawo do informacji na temat ich przetwarzania, sprostowania i aktualizacji danych osobowych oraz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie oraz do całkowitego usunięcia swoich danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym),
2. Jeśli Twoje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, posiadacie prawo do informacji na temat ich przetwarzania, sprostowania i aktualizacji danych osobowych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania,
3. Jeśli Twoje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, posiadacie prawo do informacji na temat ich przetwarzania, sprostowania i aktualizacji danych osobowych, prawo do sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo do ograniczenia przetwarzania.

Bez względu na podstawę prawną przetwarzania, a także w przypadku odrzucenia przez nas ewentualnych, zgłoszonych żądań, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.