Regulamin IV Krajowych Dni Pola Sielinko 2023

(stanowi integralną część karty zgłoszenia uczestnictwa)

Organizator IV Krajowych Dni Pola
Organizatorem IV Krajowych Dni Pola 2023 zwanych w dalszej części Regulaminu WYSTAWĄ jest Wielkopolski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Poznaniu, ulica Sieradzka 29, 60-163 Poznań,
Miejsce wystawy
Wielkopolski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Poznaniu. Powiatowy Zespół Doradztwa Rolniczego numer 2 z siedzibą w Sielinku, ulica Parkowa 2, 64-330 Opalenica.
Warunki uczestnictwa
1. Warunkiem udziału w WYSTAWIE jest przesłanie na adres Organizatora wypełnionej i podpisanej KARTY ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA oraz opłacenie kosztów ekspozycji, zgodnie z ustaleniami Organizatora do dnia 5 maja 2023 roku.
2. Nadesłanie karty zgłoszenia uczestnictwa jest równoznaczne z zawarciem umowy i akceptacją przez strony warunków w niej zawartych.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia w części lub całości bez podania przyczyny.
4. Potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia jest wysłanie przez Organizatora obowiązującej karty wjazdu. Posiadanie karty wjazdu jest warunkiem wjazdu na teren WYSTAWY.
5. Wystawca jest zobowiązany do posiadania na stoisku dowodu opłaty za uczestnictwo w WYSTAWIE.
6. Organizator w trakcie IV Krajowych Dni Pola Sielinko 2023 będzie przeprowadzał konkursy skierowane do Wystawców. Regulaminy konkursów są umieszczone na stronie Organizatora tj. www.dnipola2023.pl. Wystawca, który nie wyraża zgody na udział w konkursie/konkursach, powinien poinformować o tym Organizatora, wysyłając maila na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. do dnia 10 maja 2023 r.
Warunki płatności
1. Wystawca jest zobowiązany do wpłacenia na konto bankowe Organizatora należności według obowiązującego cennika i zgodnie z zamówioną oraz zajętą dodatkowo powierzchnią.
2. Opłaty należy dokonać przelewem na konto Organizatora z dopiskiem „IV Krajowe Dni Pola Sielinko 2023” lub wyjątkowo gotówką w kasie Organizatora w pierwszym dniu WYSTAWY, przed rozstawieniem stoiska.
3. Wystawca zobowiązuje się wpłacić opłatę w terminie do dnia 5 maja 2023 r. na konto Wielkopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu, ulica Sieradzka 29, 60-163 Poznań.
4. Płatność za udział w WYSTAWIE w odroczonym terminie jest możliwa tylko i wyłącznie na pisemny wniosek Wystawcy złożony do 25 kwietnia 2023 roku, po akceptacji Dyrektora WODR w Poznaniu i Głównego Księgowego.
5. Usługi Organizatora objęte są podatkiem VAT, a wszelkie wpłaty dokumentowane są według procedur obowiązujących w WODR.
6. Zgłoszenia Wystawców, którzy nie uregulowali zaległych płatności za udział w imprezach wystawowo-targowych organizowanych przez WODR w Poznaniu za poprzednie okresy nie będą przyjmowane do czasu uregulowania wszystkich zaległych opłat.
Rezygnacja z uczestnictwa w targach
1. Rezygnacja z udziału w WYSTAWIE wymaga formy pisemnej. Za datę odwołania uważa się datę otrzymania pisma przez Organizatora.
2. W przypadku odwołania uczestnictwa nie później niż do dnia 5 maja 2023r. Organizator potrąca 20% wpłaconej kwoty.
3. Rezygnacja z uczestnictwa w WYSTAWIE w terminie późniejszym po dniu 5 maja 2023r. lub nie zgłoszenia się na WYSTAWIE powoduje potrącenie 100% wniesionych opłat.
Wynajem stoiska – podwystawcy
1. Wynajęte stoisko jest przeznaczone wyłącznie dla zgłaszającego się Wystawcy.
2. Podnajem stoiska przez Wystawcę innym podmiotom może nastąpić za zgodą Organizatora po przedstawieniu wniosku.
Stoisko
1. Organizator przydziela Wystawcy zamówioną powierzchnię wystawienniczą stosownie do kolejności zgłoszeń i warunków organizacyjno-technicznych terenów na których organizowana jest WYSTAWA.
2. Wszystkie zmiany dotyczące stanowiska należy zgłaszać do Organizatora.
3. Wszelkie przebudowy stoiska, po uzyskaniu zgody/akceptacji Organizatora będą realizowane na koszt Wystawcy. Wystawca przyjmuje i zdaje stanowisko wraz z wyposażeniem w uzgodnieniu z Organizatorem.
4. Wszelkie szkody i braki w wyniku użytkowania stoiska pokrywa Wystawca w wysokości rzeczywiście poniesionych nakładów na naprawę szkody lub uzupełnienie braków.
5. Wszelkie prace elektryczne na stanowisku wykonywane są wyłącznie przez Organizatora lub za zgodą Organizatora. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany lokalizacji stoiska ze względów organizacyjnych i technicznych.
Usługi
1. Opłata za powierzchnię teren otwarty – trawiasty obejmuje następujące usługi: najem powierzchni wystawienniczej, sprzątanie ciągów komunikacyjnych, dozorowanie terenu WYSTAWY, karty wstępu, działania promocyjne ustalone z organizatorem, jeden egzemplarz katalogu wystawców.
2. Na wniosek Wystawcy, Organizator może wykonać dodatkowe usługi, odpłatne zgodnie z cennikiem obowiązującym u Organizatora.
3. Szczegółowy zakres usług zależy od rodzaju zamówionej powierzchni wystawowej i wzajemnych uzgodnień pomiędzy Wystawcą a Organizatorem.
Ekspozycja
1. Wystawca zobowiązany jest do dostarczenia eksponatów, materiałów reklamowych i handlowych na teren WYSTAWY do godz. 20:00 dnia poprzedzającego rozpoczęcie WYSTAWY.
2. Eksponaty/przedmioty nie mogą być umieszczone w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać przemieszczania się uczestników i publiczności.
3. Wystawca może dekorować ściany stoiska metodami nie powodującymi trwałych uszkodzeń mechanicznych i w uzgodnieniu z Organizatorem.
4. Zabrania się likwidacji stoiska podczas imprezy oraz innych działań mogących stwarzać niebezpieczeństwo dla pozostałych uczestników imprezy. Likwidacja stoiska nie może nastąpić wcześniej niż ostatniego dnia trwania WYSTAWY, po godzinie 1700, nie później jednak niż do godziny 2000. Jeśli Wystawca potrzebuje więcej czasu na likwidację stoiska, powinien ustalić termin z Organizatorem.
5. Wystawca jest zobowiązany przestrzegać na stanowisku wszelkie przepisy handlowe, sanitarne, zdrowotne, przeciwpożarowe, policyjne i inne.
6. Wystawca zobowiązany jest zabezpieczyć fachową obsługę stoiska.
7. Wystawca i jego współpracownicy mogą przebywać codziennie na terenie WYSTAWY zgodnie z ustaleniami indywidualnymi z Organizatorem.
8. Codziennie dostawa towarów musi być zakończona na 30 minut przed otwarciem WYSTAWY dla zwiedzających. Poza wyznaczonymi godzinami na terenach targowych i wystawienniczych, Wystawców obowiązuje całkowity zakaz ruchu pojazdów, włączania silników i tym podobne.
Karty wstępu
1. Wystawca ma prawo wjazdu na teren WYSTAWY na podstawie bezpłatnej karty wjazdowej na czas montażu i demontażu stoiska w wyznaczonych godzinach. Wystawcy przysługuje karta wjazdowa na jeden pojazd. W przypadku większej ilości pojazdów do wjazdu upoważnia ODPŁATNA KARTA WJAZDOWA.
2. Wystawca ma prawo parkować samochód na terenie WYSTAWY podczas trwania wystawy w miejscu do tego przeznaczonym jeśli posiada specjalną ODPŁATNĄ KARTĘ PARKINGOWĄ. – parking dla wystawców.
Katalog i reklama
1. Wpis do KATALOGU jest obowiązkowy dla każdego Wystawcy.
2. Liternictwo na fryzie przy stoiskach w hali z nazwą firmy zostanie wykonane zgodnie ze standardem obowiązującym dla całej WYSTAWY.
3. Na całym terenie WYSTAWY obowiązuje zakaz roznoszenia ulotek i innych podobnych materiałów, z wyjątkiem sytuacji opisanych w punktach 4 i 5 poniżej.
4. Wystawca ma prawo reklamowania tylko swoich towarów wyłącznie na terenie stoiska.
5. Umieszczenie reklamy i materiałów promocyjnych poza stoiskiem wymaga zgody Organizatora i dodatkowej opłaty.
6. Umieszczenie wielkopowierzchniowego balonu reklamowego na terenie stoiska Wystawcy jest dodatkowo płatne oraz możliwe jedynie dla sponsorów Krajowych Dni Pola Sielinko 2023.
Transport i spedycja
Transport eksponatów i materiałów pomocniczych odbywa się na koszt Wystawcy.
Cło
Odprawa celna jest dokonywana przez Wystawcę i na jego koszt.
Ubezpieczenie, ochrona i odpowiedzialność organizatora
1. Organizator posiada polisę OC na czas trwania WYSTAWY.
2. Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie Wystawcy. Wystawca ubezpiecza mienie we własnym zakresie.
3. Tereny WYSTAWOWE zabezpieczone są przez profesjonalne służby ochrony i zabezpieczenia.
4. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, wichurą, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą, przerwą w dostawie prądu oraz przyczynami niezależnymi od Organizatora.
5. Organizator nie odpowiada za zmianę terminu lub miejsca organizacji WYSTAWY, jej odwołanie i przerwanie oraz zmiany w warunkach organizacyjnych lub finansowych, spowodowane działaniem siły wyższej lub zarządzeniami władz państwowych.
6. Pojazdy wjeżdżające i wyjeżdżające z terenu wystawy podlegają kontroli. Celem kontroli jest sprawdzenie pojazdu pod kątem materiałów wwożonych i wywożonych. Ochrona może rejestrować dane pojazdu. Dane o pojazdach zostaną zniszczone w terminie 2 miesięcy od zakończenia targów.
Energia elektryczna – przyłączenie prądu
1. Doprowadzenie prądu zostanie wykonane wyłącznie przez firmę specjalistyczną na zlecenie Organizatora.
2. Warunkiem korzystania z zamówionego przyłącza energetycznego jest posiadanie własnego przedłużacza o długości co najmniej 20 metrów w celu podłączenia się do skrzynki rozdzielczej.
3. Stoiska zasilane będą w energię elektryczną w godzinach od 7:00 do 17:00. w sobotę, 7:00 do 17:00 w niedzielę oraz 7:00 do 16:00 w poniedziałek.
4. Dopuszcza się przerwy w dostawie prądu spowodowane awarią lub serwisem instalacji zasilającej.
5. Na terenie WYSTAWY obowiązuje bezwzględny zakaz: korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej; pozostawienia bez dozoru włączonych do sieci urządzeń elektrycznych.
6. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora, że Wystawca korzysta z uszkodzonego lub wadliwego sprzętu elektrycznego stoisko zostanie odłączone od zasilania w energię elektryczną.
Reklamacje
1. Wszelkie reklamacje Wystawcy powinny być zgłoszone pisemnie do Organizatora w czasie trwania WYSTAWY. Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 30 dni od daty jej wpływu do Organizatora. Organizator powiadomi Wystawcę na piśmie o sposobie załatwienia reklamacji.
2. Po zakończeniu WYSTAWY żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
Zapewnienie bezpieczeństwa w związku z covid.
1. Wystawcy zobowiązani są do zapewnienia na stoiskach stosownych środków ochrony osobistej oraz środków dezynfekujących dla personelu zgodnie z obecnymi zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego (GIS).
2. Zaleca się również ustawienie płynów dezynfekujących dla gości odwiedzających stoisko.
3. W trakcie montażu i demontażu stoisk należy zachować zasady bezpieczeństwa obowiązujące dla firm zabudowujących i dostawców zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami GIS.
Dodatkowe warunki w strefach
Strefa IV Regionalnej Wystawy Zwierząt Hodowlanych posiada odrębny regulamin dotyczący ekspozycji zwierząt.
Zasady przetwarzania danych osobowych
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Wielkopolski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Poznaniu, 60-163 Poznań, ulica Sieradzka 29, adres mailowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tel. 618 685 272. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tel. 723 678 010. Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie artykułu 6 ustęp 1 litera b) oraz c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych - RODO), w celu realizacji oraz rozliczenia usług, wskazanych na Karcie uczestnictwa oraz na podstawie artykułu 6 ustęp 1 litera a) RODO, w celu przesyłania informacji o targach i wystawach organizowanych przez WODR, we wskazany przez Państwa sposób komunikacji.
2. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie wyżej wymienionych usług, w związku z obowiązkami Administratora Danych Osobowych, wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości i Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, a w zakresie związanym z udzieloną przez Państwa zgodą, do czasu jej wycofania. Dane osobowe nie będą profilowane ani poddawane zautomatyzowanym procesom decyzyjnym. Dane osobowe nie będą poddawane transgranicznemu przetwarzaniu, nie będą też przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Przysługuje Państwu prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia w zakresie wynikającym z przepisów prawa, ograniczenia ich przetwarzania, przeniesienia swoich danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Postanowienia końcowe
1. Z chwilą nadesłania przez Wystawcę Organizatorowi zgłoszenia udziału następuje przyjęcie warunków niniejszego REGULAMINU oraz warunków określonych w KARCIE ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA.
2. W stosunkach prawnych pomiędzy Wystawcą, a Organizatorem mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
3. Organizator wprowadza dla wszystkich zwiedzających i wystawców na terenie i w czasie trwania WYSTAWY bezwzględny zakaz zgromadzeń, pikiet i demonstracji oraz rozdawania materiałów i ulotek nie związanych z tematyką WYSTAWY, na które nie wyraził pisemnej zgody. Sprawcy takich działań będą niezwłocznie wydalani przez służby porządkowe z terenu WYSTAWY.
4. Wszelkie spory wynikłe między Wystawcą a Organizatorem będą rozpatrywane przez właściwy sąd w Poznaniu.
5. Organizator WYSTAWY zastrzega sobie prawo do wykonywania zdjęć i nagrań audio/video stoisk oraz do wykorzystywania posiadanych materiałów w celach informacyjno-promocyjnych bez zobowiązań wobec poszczególnych Wystawców oraz osób trzecich.
6. Wystawca oraz każdy uczestnik IV Krajowych Dni Pola Sielinko 2023 wyraża zgodę na rejestrację i nieograniczone wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego na zdjęciach i nagraniach audio/wideo wykonywanych przez Organizatora w trakcie WYSTAWY i w związku z nią. Zgoda dotyczy również publikowania zarejestrowanych obrazów audio lub video na stronie internetowej i w materiałach Organizatora, w prasie, na portalach społecznościowych, w celach informacyjno-promocyjnych.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystywania materiałów audiowizualnych z WYSTAWY na własne potrzeby (na przykład do celów dydaktycznych, promocyjnych), zachowując zapisy ustawy z 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (to jest Dziennik Ustaw z 2021 roku pozycja 57) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).